Cette année 2020 ne ressemble décidément à aucune autre. Si les événements sont encore à l’arrêt, nul ne peut assurer quand ils reprendront et sous quelle forme. Plus que jamais les organisateurs d’événements doivent être agiles et résilients ! Plus question de dire qu’on ne savait pas, que l’on n’était pas prêts.
Il nous faut tous ensemble anticiper et nous adapter.
Nous vous proposons ici de partager la méthode de travail que Colloquium applique avec ses clients pour la préparation des événements du 2ème semestre 2020. Celle-ci est basée sur 4 scénarios type que vous découvrirez plus bas et qui doivent vous permettre d’envisager un maximum de choses. L’objectif est de pouvoir anticiper pour ne pas avoir à décider sous la pression mais également de vous permettre de saisir les opportunités de transformation digitale qui se présenteront pour vos événements.
Sélectionnez les scénarios les plus pertinents pour votre évènement et faites l’exercice. Vous allez voir, c’est instructif !
Que vous soyez organisateur, sponsor ou participant, contactez-nous pour échanger et compléter la réflexion autour de ces scénarios. Serrons-nous les coudes !
4 scénarios pour envisager vos événements du 2ème semestre 2020
Scénario 1
Votre événement ne peut pas se tenir dans sa version présentielle pour des raisons administratives (interdiction complète). Vous avez la possibilité d’organiser un événement 100% online. Les rassemblements étant totalement interdits, vous ne pouvez pas organiser la captation des sessions dans un format type “plateau télé”. Les enregistrements des sessions devront se faire en visio, au domicile des intervenants.
Scénario 2
Les rassemblements sont autorisés jusqu’à 100 personnes. Votre événement ne peut donc pas accueillir de participants en présentiel. Seule la venue des orateurs et de quelques sponsors peut être envisagée pour une captation en présentiel. Votre événement ne peut donc se tenir que dans une version online.
Scénario 3
Les rassemblements sont autorisés mais pour une jauge inférieure à celle habituellement constatée sur votre événement. Il vous est possible d’accueillir un certain nombre de participants en présentiel et de proposer une version online de l’événement en complément. Il est envisageable de tenir une exposition de stands.
Scénario 4
Les choses se sont arrangées nettement ! Les rassemblements sont autorisés et vous pouvez accueillir le nombre de participants que vous accueillez habituellement. Vous envisagez cependant que certains orateurs ou participants ne pourront pas (ou ne voudront pas) se déplacer.
Scénario 1
Votre événement ne peut pas se tenir dans sa version présentielle pour des raisons administratives (interdiction complète). Vous avez la possibilité d’organiser un événement 100% online. Les rassemblements étant totalement interdits, vous ne pouvez pas organiser la captation des sessions dans un format type “plateau télé”. Les enregistrements des sessions devront se faire en visio au domicile des intervenants.
Votre seule solution ici, en dehors d’une annulation pure et simple (voir notre article sur le sujet) est d’organiser un événement online avec enregistrement des interventions en visio.
Ce que vous devrez prévoir de faire
Réorganiser votre programme en version online
- Vous concerter avec le comité scientifique pour sélectionner les sessions pouvant être organisées sur le web. Désigner un leader par session.
- Définir la méthode d’enregistrement des sessions. Sélectionner la plateforme de diffusion et prévoir de faire la liaison avec le site web de l’événement. Choisir l’outil qui permettra l’interactivité pendant les sessions online.
- Organiser la récupération des présentations powerpoint en amont.
Prévenir les speakers, leur demander leur accord, leur envoyer le “Guide du speaker online” et les instructions pour leur intervention. - Organiser une visio avec les animateurs de session pour les briefer et leur expliquer ce qui est attendu d’eux.
Sélectionner un journaliste ou une personne capable d’animer la visio dans son ensemble, de faire le lien entre les intervenants et jouer le rôle de timekeeper. S’il y a plusieurs salles en parallèle, nommer un responsable par salle d’atelier. - Décider si l’on souhaite ensuite proposer du replay. Réfléchir à l’hébergement de ces replays et à l’indexation de ces contenus.
- Décider de la solution retenue pour la diffusion des posters.
- Communiquer auprès des auteurs.
Communiquer avec les sponsors
Appeler certains de vos sponsors pour leur parler de ce que vous envisagez pour tenir l’événement. Voyez comment ils envisagent les choses.
Envisager en amont l’évolution de votre politique commerciale pour être prêt à répondre aux demandes de vos sponsors.
Ouvrir la possibilité aux sponsors de transformer tout ou partie de leur investissement pour sponsoriser l’événement online.
Le cas échéant, organiser l’intervention de sponsors online pour des symposiums en visio.
Estimer l’impact financier du volet hôtellerie pour vos sponsors qui ont prévu d’inviter des participants.
Informer les participants
Mettre en ligne sur votre site internet le programme disponible online et bien sûr le communiquer par email et via les réseaux sociaux.
Demander au président de votre association (ou du comité scientifique) d’enregistrer une vidéo introductive expliquant le contenu qui sera proposé online.
Comme pour les sponsors, envisagez dès à présent votre politique commerciale et travailler sur un document de type FAQ pour répondre rapidement aux demandes.
Commercialiser l’événement online si celui-ci est payant.
Le cas échéant, mettre en ligne les replays et communiquer sur les contenus proposés après l’événement
Ce que vous pouvez déjà anticiper
– Évaluer l’impact budgétaire et demander des devis pour la partie online.
– Sélectionner les sessions qui pourraient faire partie du programme online.
– Identifier une ou plusieurs personnes ressources dans le comité scientifique pouvant prendre le lead. Rechercher un animateur.
– Sélectionner une plateforme de diffusion (+ replay).
– Créer une offre commerciale de sponsoring de l’événement online.
– Décider d’une politique tarifaire pour les inscriptions à l’événement online (gratuit/payant).
– Faire évoluer votre plan de communication en conséquence (avant, pendant, après).
– Vérifier les conditions d’annulation pour les chambres d’hôtels réservées pour vos invités.
Scénario 2
Les rassemblements sont autorisés jusqu’à 100 personnes. Votre événement ne peut donc pas accueillir de participants en présentiel. Seule la présence des orateurs et de quelques sponsors peut être envisagée pour une captation en présentiel. Votre événement ne peut donc se tenir que dans une version online.
Votre seule solution ici, en dehors d’une annulation pure et simple (voir notre article sur les reports et annulations) est à nouveau d’organiser un événement online. Vous pouvez cependant prévoir un enregistrement des interventions en présentiel ou en visio.
Ce que vous devrez prévoir de faire
Réorganiser votre programme en version online
- Organiser tout ou partie du programme online
- Vous concerter avec le comité scientifique pour sélectionner les sessions pouvant être organisées sur le web. Désigner un leader par session.
- Définir la méthode d’enregistrement des sessions. Sélectionner la plateforme de diffusion et l’interfacer avec le site web de l’événement
- Choisir l’outil qui permettra l’interactivité pendant les sessions online.
- Le cas échéant, organiser la tenue des conférences sur le lieu de l’événement (ou ailleurs si cela représente des économies) pour enregistrer les sessions (configuration plateau TV).
- Organiser la récupération des présentations powerpoint en amont et/ou sur place.
- Prévenir les speakers, leur demander leur accord, leur envoyer le “Guide du speaker online” et les instructions pour leur intervention.
- Organiser la liaison avec les speakers ne pouvant ou ne souhaitant pas se déplacer (live ou différé).
- Organiser une visio en amont de l’enregistrement avec les animateurs de session online pour les briefer et leur expliquer ce qui est attendu d’eux.
- Décider si l’on souhaite ensuite proposer du replay. Réfléchir à l’hébergement de ces replays et à l’indexation de ces contenus.
- Décider de la solution retenue pour la diffusion des posters.
- Communiquer auprès des auteurs.
Communiquer avec les sponsors - Appeler certains de vos sponsors pour leur parler de ce que vous envisagez pour tenir l’événement. Voyez comment ils envisagent les choses.
- Envisager en amont l’évolution de votre politique commerciale pour être prêt à répondre aux demandes de vos sponsors.
- Ouvrir la possibilité aux sponsors de transformer tout ou partie de leur investissement pour sponsoriser l’événement online.
- Le cas échéant, organiser l’intervention de sponsors online pour des symposiums en visio ou en présentiel. Les accueillir sur place si l’enregistrement se fait en présentiel.
- Estimer l’impact financier du volet hôtellerie pour vos sponsors qui ont prévu d’inviter des participants.
Informer les participants
- Mettre le programme en ligne sur le site internet + communiquer par email et sur les réseaux sociaux.
- Demander au président de votre association (ou du comité scientifique) d’enregistrer une vidéo introductive expliquant le contenu qui sera proposé online.
- Gérer les demandes de remboursement des participants.
- Commercialiser l’événement online si celui-ci est payant.
- Le cas échéant, mettre en ligne les replays et communiquer sur les contenus proposés.
Ce que vous pouvez déjà anticiper
- Évaluer l’impact budgétaire et demander des devis pour la partie online.
- Sélectionner les sessions pouvant être menées online et le mode d’enregistrement. Choisir le/les lieux pour l’enregistrement.
- Identifier une ou plusieurs personnes ressources dans le comité scientifique pouvant prendre le lead.
- Rechercher un animateur.
Sélectionner une plateforme de diffusion (+ replay ?). - Créer une offre commerciale de sponsoring pour l’événement online.
- Décider d’une politique tarifaire pour les inscriptions à l’événement online (gratuit/payant).
- Faire évoluer votre plan de communication en conséquence (avant, pendant, après).
Scénario 3
Les rassemblements sont autorisés mais pour une jauge inférieure à celle habituellement constatée sur votre événement. Il vous est possible d’accueillir un certain nombre de participants en présentiel et de proposer une version online de l’événement aux autres participants. Il est envisageable de tenir une exposition de stands.
Vous pourrez envisager ici de mettre en place un événement “hybride”, c’est à dire en partie présentiel et en partie online.
Dans ce cas de figure, vous aurez à considérer 2 options de travail selon que les inscriptions à votre événement sont déjà ouvertes ou pas.
OPTION 1 : Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes (ou très récemment).
Dans ce cas, je peux choisir de stopper les entrées au nombre autorisé par le gouvernement et de réduire la voilure en matière de salle, de durée et de budget mais finalement mon événement se tient quasiment normalement.
Les questions à vous poser
- Allez-vous proposer un événement online à ceux qui ne pourront pas participer en présentiel ?
- Quelle position et quelle politique allez-vous adopter vis-à-vis de vos sponsors ?
- Quelles mesures sanitaires pouvez-vous mettre en place dans les murs de l’événement ?
- Quelles économies pouvez-vous réaliser dans mon budget ?
- Quel est l’impact financier quant aux chambres d’hôtels que vous avez déjà réservées ?
OPTION 2 : La plupart des participants sont déjà inscrits.
Mon événement se déroule dans quelques semaines ou il a été reporté, la plupart des participants sont donc déjà inscrits. La jauge autorisée est déjà dépassée. Je ne pourrai donc pas accueillir toutes les personnes déjà inscrites.
Les questions à vous poser
Comment sélectionner les personnes qui ont le droit de participer en présentiel ? Comment les en informer ? On pourrait considérer la règle du premier arrivé premier servi ou encore sélectionner sur des critères géographiques ou par typologie de participants. On pourrait aussi choisir de considérer que chaque participant ne peut venir en présentiel qu’à une seule journée et que pour les autres jours, il participe à l’événement online.
Ce que vous devrez prévoir de faire
Organiser tout ou partie du programme online
- Se concerter avec le comité scientifique pour sélectionner les sessions pouvant être organisées sur le web. Désigner un leader par session.
- Définir la méthode de captation et de diffusion online des sessions. Réfléchir à l’interface avec la preview. Lancer des devis et sélectionner un prestataire technique. Choisir l’outil qui permettra l’interactivité en salle et sur le web.
- Prévenir les speakers, leur demander leur accord, leur envoyer le “Guide du speaker online” et les instructions pour leur intervention.
- Organiser la liaison avec les speakers ne pouvant ou ne souhaitant pas se déplacer (live ou différé).
- Décider si l’on souhaite ensuite proposer du replay. Réfléchir à l’hébergement de ces replays et à l’indexation de ces contenus.
- Décider de la solution retenue pour diffusion des posters sur la version online et en présentiel. Communiquer auprès des auteurs.
Communiquer avec les sponsors
- Décider de la visibilité qui sera donnée sur l’événement online. Évaluer leur retour sur investissement global en fonction du nombre de personnes accueillies en présentiel et online.
- Ouvrir la possibilité de transformer tout ou partie de leur investissement pour sponsoriser l’événement online.
- Lancer la vente de sponsoring de l’événement online.
Communiquer avec les participants
- Informer sur les modalités de participation en présentiel ou online via les newsletters et le site internet.
- Demander au président de votre association (ou de votre comité scientifique) d’enregistrer une vidéo introductive expliquant le contenu qui sera proposé online.
- Le cas échéant, mettre en ligne les replays et communiquer sur les contenus proposés.
Ce que vous pouvez déjà anticiper
- Évaluer l’impact budgétaire et demander des devis pour la partie online.
- Sélectionner les sessions pouvant être menées en online et le mode d’enregistrement.
- Identifier une ou plusieurs personnes ressources dans le comité scientifique pouvant prendre le lead. Rechercher un animateur
- Sélectionner une plateforme de diffusion (+ replay ?).
- Revoir votre offre de sponsoring. Décider de la façon dont se combinent votre offre online et votre offre en présentiel.
- Décider d’une politique tarifaire pour les inscriptions à l’événement online (gratuit/payant).
- Faire évoluer votre plan de communication en conséquence (avant, pendant, après).
Scénario 4
Les choses se sont arrangées nettement ! Les rassemblements sont autorisés et vous pouvez accueillir le nombre de participants que vous accueillez habituellement. Vous envisagez cependant que certains orateurs ou participants ne pourront pas (ou ne voudront pas) se déplacer.
Ici, on peut imaginer que vous pourrez tenir votre événement dans une configuration proche de ce que vous faites habituellement. Il faudra tout de même prévoir de renforcer les mesures sanitaires sur place et de proposer des solutions alternatives pour les personnes ayant des difficultés à se déplacer
Pour ce qui est des mesures sanitaires, nous vous conseillons bien entendu de travailler main dans la main avec le lieu qui accueillera votre événement. Voici quelques exemples de mesures que vous pourriez considérer :
- proposer des lunchbox et snack-box au lieu de buffets,
- proposer des masques et du gel hydroalcoolique, bien sûr (personnalisables donc sponsorisables…),
- condamner un siège sur 2 dans les grandes salles,
organiser les flux en entrée et en sortie de salle, - demander un renforcement du ménage et la désinfection des espaces,
- espacer l’implantation des stands autant que possible,
- revoir la gestion des files d’attente aux accueils,
- afficher les règles de distanciation sociale et les gestes barrière à l’accueil, sur la zone expo, slides inter-session,
- badger toutes les personnes présentes y compris en montage.
Le 2ème point important ici est de prévoir des solutions alternatives pour les personnes ayant des difficultés à se déplacer. Quelle que soit l’évolution de ces prochains mois, on peut aisément penser que ce cas de figure se présentera dans tous les événements qui pourront se tenir.
Rapprochez-vous de votre prestataire audiovisuel pour prévoir les interventions à distance d’un ou plusieurs orateurs (par exemple celles des orateurs étrangers soumis à la réouverture des frontières). Cela ne pose pas de problème en général mais il vaut mieux l’avoir prévu et budgété en amont !
Pour ce qui est des participants, si vous estimez que nombre d’entre eux ne pourront ou ne voudront pas se déplacer, alors vous pouvez envisager de mettre en place une conférence online en utilisant les mécanismes d’organisation et de sponsoring présentés plus haut.
En conclusion
Anticiper c’est avoir la possibilité de réfléchir sans subir, de ne pas décider dans la panique d’une annonce gouvernementale mais aussi (et surtout) d’être en position de saisir les opportunités de transformation qui se présentent en cette période où les cartes sont rebattues. A vous de jouer !
Si vous souhaitez être conseillé dans votre réflexion et accompagné dans les mesures que vous mettrez en place, contactez-nous.
