Article en date du 06/03/2020 – dernière MAJ 18/03/2020

PREAMBULE : Colloquium a dû faire face ces derniers jours au report de 2 de ces événements. Nous avons souhaité proposer ici un partage d’expérience centré sur la “prise de décision”. Nous tâchons d’accompagner nos clients au mieux dans ce moment délicat. Ce document n’est ni contractuel, ni même exhaustif ; il se veut simplement collaboratif.

N’hésitez donc pas à nous faire part de vos remarques, ajouts ou questions en nous écrivant info@clq-group.com. Nous essayerons de compléter ce document.

Dans le contexte de la crise du COVID-19, nombre d’associations sont confrontées à un choix cornélien : maintenir, reporter ou annuler leur événement. Une décision complexe et des conséquences en cascade…

Même si la situation vous semble pressante et la décision complexe, ne perdez pas des yeux qu’un événement est une chaîne complexe (mais riche !). Sa réussite et sa pérennité dépendent de chacune des parties prenantes.

3 conseils 

• Consultez l’ensemble de vos partenaires. Ne prenez pas une décision brutale sans avoir eu plusieurs sons de cloche, plusieurs points de vue.
• Malgré tout, faites en sorte de prendre votre décision (et de l’appliquer) rapidement. 
• Armez-vous de courage !

S’assurer d’avoir les bonnes sources d’information

Le gouvernement bien sûr. Une page de questions-réponses est mise à jour en temps réel et peut vous renseigner sur la situation à l’instant T https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus

UNIMEV, Fédération des métiers de de l’événement met à jour régulièrement des analyses de la situation, des méthodologies de travail pour les organisateurs et des conseils d’ordre juridique. https://www.unimev.fr/coronavirus-covid-19/

Ajout 18 mars – source Unimev :
Voir le flash actu CORONAVIRUS COVID-19 – REPORT/ANNULATION D’UN ÉVÉNEMENT

Faire un état des lieux ‘juridique’

Ajout du 18 mars – source Unimev

L’arrêté du Ministre des Solidarités et de la Santé du 14 mars 2020 – complété d’un arrêté du 15 mars – interdit aux restaurants, cafés, bars, cinéma d’ouvrir mais aussi aux salles de réunions, de conférences ou de spectacles (Type L) et aux salles d’exposition (Type T) d’accueillir du public, jusqu’au 15 avril 2020.

Force majeure ou pas ? 

• Si vous êtes concerné par une mesure préfectorale ou un arrêté ministériel, prenez contact avec la préfecture du département où doit avoir lieu votre évènement et demandez-leur un écrit qui interdit le maintien de votre évènement.
• Si vous n’êtes pas concerné par une mesure préfectorale ou un arrêté ministériel, alors la force majeure ne pourra pas s’appliquer et la décision du maintien, du report ou de l’annulation vous appartiendra.

Ce point conditionne une grande partie des conséquences des décisions que vous vous apprêtez à prendre. Seuls  une mesure préfectorale ou un arrêté ministériel édictant une interdiction peuvent être constitutifs d’une force majeure pour les organisateurs. (voir Unimev)

A savoir : La force majeure est en générale spécifiée dans les CGV/ Il n’y a pas de règle figée. Chaque société définit dans ses conditions générales de ventes ce qui s’applique en cas de force majeure. A défaut, s’il n’y a pas d’article dans les CGV concernant la force majeure, le montant dû correspond en principe à la prestation fournie au moment de la force majeure.

Assurance

Consultez les conditions de votre assurance annulation si vous en avez souscrit une. Vérifiez si elle couvre les maladies infectieuses et particulièrement le COVID (normalement ce n’est plus le cas pour les assurances souscrites après décembre 2019). 

• Si votre assurance annulation couvre le COVID 19, il faut vous faire accompagner tout au long du processus par votre assureur. Toutes les décisions que vous pourriez prendre doivent être validées par lui pour que votre assurance annulation puisse vous couvrir.
  Bon à savoir : Un assureur préférera en général le maintien ou le report de votre manifestation, à son annulation. Il pourra donc couvrir les frais relatifs au maintien (achat de matériel type masque / gant, gel etc)
• Si votre assurance annulation ne couvre pas le COVID 19, prenez contact avec votre assurance malgré tout, il pourra vous soutenir même si vous n’êtes pas couvert en vous apportant son expertise ou même un soutien juridique.

Sondez toutes les parties prenantes

Les sponsors

Reprenez les éléments indiqués dans vos conditions générales de ventes pour identifier clairement les conditions qui s’appliqueraient pour vos partenaires en cas de maintien, report ou annulation

Appelez vos 5 plus gros partenaires et partagez avec eux vos interrogations. Questionnez-les pour identifier les éventuels freins de chaque situation : 

• Que pensez-vous de la situation actuelle ? Y-a-t ’il des recommandations particulières dans votre société concernant les rassemblements ?
• Quelle est la politique appliquée en interne à ce jour ? Les voyages et les rassemblements sont-ils autorisés pour le staff ? 
• Quelle période serait plus appropriée en cas de report ?

L’idée ici est de sonder de manière informelle les éventuelles conséquences d’un maintien, d’un report ou d’une annulation. Notre expérience montre que les recommandations internes des sociétés sont souvent plus drastiques que celles imposées par la loi. 

Ce tour de table est important à la fois pour vous faire une idée, pour nourrir la réflexion mais aussi pour anticiper les conséquences cachées que pourrait avoir un report ou un maintien. 

Principales préoccupations des partenaires

En cas de maintien 
– Mesures sanitaires mises en place en cas de maintien
– Frais d’annulation de sa participation s’il ne peut pas venir

En cas de report 
– Report de l’ensemble de l’investissement financier dans l’événement sans frais
– Négociation des frais d’annulation d’hôtellerie et de transport

Les prestataires

Jouez la collaboration et la confiance avec eux ! La discussion est la clé. 

Listez l’ensemble des prestataires et vérifiez les conditions générales de ventes qui s’appliquent dans chaque cas. 

Le prestataire principal avec lequel il va falloir agir rapidement, c’est le lieu évidemment. Faites un point clair sur la situation avec lui et étudiez les possibilités suivantes  : 

• Quelles sont les conditions d’un maintien et d’une éventuelle réorganisation du format de l’évènement ? 
• Quelles sont les conditions d’un report : financières, dates possibles, même organisation que celle envisagée (même hall, même salle ?)
• Quelles sont les conditions d’annulation de l’évènement hors cas de force majeure ? 

Sondez ensuite la position de vos principaux fournisseurs : lieu, audiovisuel, technique, traiteur, installation générale etc… Où en sont-ils avec leurs autres événements ? Quelle est la position des autorités locales ? De leur direction ?  Ont-ils connaissance d’informations supplémentaires de la part de leurs sous-traitants ou autres partenaires comme l’Office du tourisme, le Bureau des Congrès, la Chambre de Commerce ?  

Mettez en stand-by ce qui peut l’être le temps de prendre votre décision : impression de document, livraison etc…

Principales préoccupations d’un réceptif

En cas de maintien  
– Mesures sanitaires à mettre en place de son côté

En cas de report

– Le chiffre d’affaires généré par la manifestation ne doit pas être reporté dans un autre exercice comptable
– Si vous réfléchissez à un report, il y a certainement d’autres évènements qui l’envisagent, les dates possibles de report peuvent donc rapidement devenir un problème. 

Principales préoccupations des autres prestataires

En cas de maintien  
– Mesures sanitaires mises en place pour garantir la sécurité de son staff
– Dimensionnement de la prestation similaire

En cas de report
– Remboursement des frais déjà engagés non reportables
– Report de la prestation dans les mêmes conditions (pars de diminution du format)
– Disponibilité aux nouvelles dates

En cas d’annulation 
– Dédommagement ?

Les orateurs

Appelez les orateurs phares de votre évènement pour évoquer avec eux la possibilité d’un maintien ou d’un report. 

• Est-ce qu’ils participeront à l’évènement en cas de maintien ? 
• En cas de report, sont-ils disponibles aux dates envisagées ?

Les hôtels

C’est un sujet très délicat pour certains événements. Cela dépend principalement du fait que votre événement accueille ou pas des groupes, ou que vous gériez ou pas l’hôtellerie de vos participants : 

• Si vous envisagez de reporter l’évènement, encore une fois vous n’êtes probablement pas le seul, ce qui signifie que les hôtels reçoivent en parallèle beaucoup de demandes de reports ou d’annulations. Gardez cela en tête ; les temps sont complexes pour eux aussi. 
• Si votre événement rassemble beaucoup de groupes de participants ou de staff, les conséquences d’un report ou d’une annulation pour vos partenaires seront principalement sur ce poste. Que vous gériez l’hôtellerie pour vos partenaires ou non, ce point rentrera forcément dans la négociation en cas de report ou d’annulation puisque cela représente des montants importants.

Contactez les 5 hôtels, qui ont les plus gros contingents de chambre. Prenez 5 hôtels de 5 groupes différents. Le groupe imposera sans doute une politique de frais d’annulation similaire d’un hôtel à l’autre. Il faut donc sonder le plus largement possible.

En cas de report envisagé, évaluez avec ces hôtels les possibilités de report des contingents aux dates envisagées et les conditions : 

• Disponibilité des chambres sur la période envisagée ?
• Prix des chambres sur la période envisagée ?
• Frais d’annulation éventuels sur les contingents initiaux ?

Bon à savoir : Les hôteliers fonctionnent par période. Si vous reportez à une période de forte activité pour eux, ils seront sans doute moins disposés à négocier. Si vous reportez à une période plus creuse pour eux, il sera plus facile d’obtenir les contingents de chambre d’une part, et de négocier les prix et les frais d’annulation d’autre part.

Principales préoccupations des hôteliers

En cas de maintien 
– Le déclenchement de la force majeure au dernier moment

En cas de report
– La possibilité de revendre les chambres relâchées (ce qui en cas de maladies infectieuses est très difficile : le tourisme et l’événementiel étant de grands consommateurs de chambres)
– Le poids que peut avoir votre évènement si vous organisez votre évènement tous les ans dans la même ville, les hôtels voudront conserver une bonne relation commerciale avec vous.

En cas d’annulation
– Courage !

Les participants

Difficile de tous les consulter bien sûr … 

Reprendre les éléments indiqués dans vos conditions générales de ventes pour identifier clairement les conditions qui s’appliqueraient pour vos participants en cas de maintien, report ou annulation. 

Les congrès organisés par Colloquium et concernés par les reports s’adressent à un public de professionnels de santé dont le rôle dans la gestion de l’épidémie elle-même est important. Ce point est capital dans les décisions qui ont pu être prises pendant cette période. 

Principales préoccupations de vos participations

En cas de maintien 
– Mesures sanitaires mises en place en cas de maintien
– Frais d’annulation de sa participation s’il ne souhaite pas (ne peut pas) participer à l’évènement

En cas de report
– Disponibilité aux dates envisagées pour pouvoir reporter sa participation
– Possibilité de se faire rembourser son inscription en cas d’incapacité à participer aux nouvelles dates
– Accompagnement pour obtenir le remboursement des frais engagés (Billet de train ou d’avion, chambre d’hôtel) 

Idée : Proposer une participation online pour ceux qui ne pourraient pas se déplacer

En cas d’annulation
– Remboursement de sa participation : frais d’inscription et accompagnement au remboursement des billets de train et chambre d’hôtel etc..

Ajout du 9 mars – source SNCF

Les voyageurs qui souhaiteraient reporter ou annuler leur déplacement en TGV ou en train Intercités pourront le faire “sans frais d’échange et de remboursement” jusqu’au 30 avril.

Pour les demandes de remboursement sur les trains OUI GO, les demandes de remboursement passe par https://remboursement.ouigo.com/

Ajout du 9 mars – extrait point COVID 19 AP-HP – source Twitter 

“A partir du 9 mars et jusqu’à nouvel ordre, les participations aux congrès, colloques et symposia internationaux ne sont pas autorisées (sauf ceux liés au COVID-19), et sont à restreindre au strict nécessaire pour les manifestations nationales”

Et pour le budget de l’évènement ?

Difficile d’estimer l’impact budgétaire dans chaque cas, la négociation avec les partenaires et les prestataires se faisant au cas par cas et chacun ayant des intérêts différents

En cas de maintien

• Mesure sanitaires à mettre en place pour garantir la sécurité des participants
• Éventuelles remises commerciales à envisager en cas d’insatisfaction des partenaires et des participants si l’évènement ne correspond plus à ce qui avait été envisagé : annulation de session (orateurs non présents), Peu de fréquentation sur les stands ou les symposiums

En cas de report

• Frais de report (s’il y en a) des prestataires de l’événement (frais déjà engagés non reportables)
• Mise à jour des supports du congrès, financement de la communication lié au report du congrès
• Frais d’annulation des chambres d’hôtel et des billets de transports pour les invités et le staff pris en charge par l’évènement.
• Éventuelles remises commerciales à envisager en cas d’insatisfaction des partenaires et des participants si l’évènement ne correspond plus à ce qui avait été envisagé.
• Staff ou honoraires supplémentaires pour gérer le report de l’évènement – Colloquium ne facture pas d’honoraires supplémentaires. Nous estimons être solidaires de nos clients dans ce type de crise.

En cas d’annulation

• Frais d’annulation des prestataires de l’événement
• Remboursement des participants et des sponsors

Informer et communiquer 

Une fois votre décision prise, nous vous conseillons de communiquer rapidement et de  façon rigoureuse. 

Publier dès que possible une information générale et commune à tous vos publics sur le site de votre événement en expliquant clairement et factuellement votre décision (même en cas de maintien)

Dans un 2ème temps et par email cette fois, recontactez chaque typologie de population avec un message adapté et en réexpliquant les raisons de votre choix 

• Pour les orateurs, une nouvelle confirmation de leur intervention aux nouvelles dates ; 
• Pour les partenaires, un contact plus commercial visant à assurer la continuité du service client et surtout leur expliquer les raisons du report ou de l’annulation. 
• Pour les participants, vous pourrez détailler les conditions d’annulation ou les possibilités de remboursement le cas échéant. 

Pensez aussi à leur fournir une attestation nominative de report ou d’annulation afin de les aider à faire jouer leur propre assurance.

Nous vous conseillons également de publier sur le site de votre événement une page de type FAQ répondant aux principales interrogations de vos participants. 

A savoir : N’oubliez pas de dater vos communications, la situation évoluant très rapidement. Et pensez à les remettre à jour au fil de l’eau 

Votre événement a lieu dans quelques mois …

A ce jour impossible de mettre une date sur le retour à la normale de la situation, donc restez en veille mais ne prenez pas de décisions hâtives

• Encore une fois surveillez vos CGV et celles de vos prestataires. 

• Communiquez sur le maintien si c’est le cas et donnez-vous des échéances régulières pour faire un point avec les différentes parties prenantes de votre événement