Mon congrès est-il concerné ?

• Oui, si des industriels invitent* des professionnels de santé (Médecins, IBODE/IDE, Kiné, Manipulateurs etc …) à votre congrès. 
• Oui, si ces industriels sont signataires de la charte MedTech et/ou s’ils sont membres du Snitem. 
• Oui, si ces industriels participent à votre congrès pour présenter du matériel médical et non un médicament.

*Par invitation, on entend inscription et/ou transport & hébergement

Qu’est-ce que cela implique ?

Le Code MedTech Europe interdit un financement direct entre les industriels et les professionnels de santé. Un industriel ne peut plus prendre en charge directement une inscription au congrès, un billet de train ou d’avion, des nuits d’hôtel dans le cadre de la participation d’un professionnel de santé à votre congrès.

Comment s’organise la prise en charge des professionnels de santé (Médecins, IBODE/IDE, Kiné, Manipulateurs etc …) par les industriels ?

Le Code MedTech Europe permet le financement indirect de la participation d’un professionnel de santé à un congrès par un industriel par le biais de dons appelé « Educational Grant » qui seront versés à la société savante organisatrice du congrès.

Faire la demande de don (Educational Grant)

La société savante ou l’organisateur du congrès fait une demande de don (Educational Grant) auprès d’un industriel, ce don ne sera utilisé que pour financer la participation de professionnels de santé au congrès.

Informer les participants et organiser leur mode de prise en charge

La société savante recueille les informations sur le profil des professionnels de santé souhaitant bénéficier de ce mode de prise en charge, à travers son questionnaire d’inscription.

Exemple de critères :

• Mode d’exercice : liberal / Hospitalier
• Participation au congrès précédent
• Soumission d’un abstract …

La société savante notifie les participants qui ont été sélectionnés et les avertit que cette prise en charge fera l’objet d’une convention d’hospitalité avec tel ou tel industriel.

La société savante organise les réservations d’hôtel et de transport, et l’inscription pour l’ensemble des participants qui bénéficient de ce mode de prise en charge.

La déclaration aux Ordres des Médecins ou des Infirmiers

Avant le congrès, la société savante attribue à chaque industriel, une liste de professionnels de santé sélectionnés, avec l’ensemble des informations nécessaires pour la déclaration aux Ordres. Chaque industriel aura pour obligation de déclarer aux différents ordres (CNOM, …) la liste détaillée des professionnels de santé qui auront été invités dans le cadre de ce don.

L’information sera ensuite rendue publique sur le site de l’Ordre des Médecins, cliquez ici. C’est déjà le cas aujourd’hui dans le cadre des financements directs.

Après le congrès, la société savante transmet, à chaque industriel, la liste complète des professionnels de santé pris en charge grâce à son don en précisant le coût réel de chaque dépense par participant (Hôtel / Transport / Inscription). Elle indique également les personnes ne s’étant pas présentées au congrès.

A retenir : ce qui est essentiel dans le Code MedTech, c’est que l’industriel ne doit en aucun cas choisir ou influencer le choix des professionnels de santé qui bénéficieront de son don et pris en charge par le congrès. La société savante doit organiser la prise en charge de façon indépendante et objective.

Quelles sont les conditions à remplir pour pouvoir mettre en place le financement indirect sur mon congrès ?

Pour que votre congrès reçoive des dons dans le cadre du Code MedTech Europe, il doit soumettre sa candidature au Conference Vetting System et être approuvé. Pour en savoir plus.

Les critères d’évaluation (en savoir plus) et d’approbation du CVS pour un congrès sont les suivants : 

• Un programme scientifique de qualité
• Le sérieux et la qualité d’un programme scientifique, mis au point par un  Comité d’experts de la profession est essentiel. 
• Le choix du centre de congrès et de la ville de destination.
  Le centre de congrès ne doit pas avoir une image « loisirs » : les Palais de Congrès sont acceptés, par contre les Hôtel Resort ou les Bateaux de croisières, par exemple, ne seront en aucun cas admis. Idem pour le choix de la ville ou du pays, la destination  ne doit pas être connotée « loisirs» au moment où le congrès se tiendra. Il faut par exemple éviter une station de ski au mois de février. Le pays du congrès doit être en cohérence avec le profil des participants, un congrès français ne peut se tenir en Argentine par exemple.
• Les activités proposées aux congressistes.
  En dehors du programme scientifique, le congrès ne doit pas proposer d’activité autres que des pause-café  ou des déjeuners sur le lieu du congrès ou d’un dîner du congrès. Etant entendu que seuls les professionnels de santé peuvent bénéficier de ces activités (en aucun cas les conjoints ou les enfants ne doivent bénéficier de services offerts par le congrès).
  Les frais d’inscription ne doivent couvrir que les activités autorisées. Le congrès ne doit pas proposer de tarifs accompagnants par exemple.
• La communication
  La communication doit être axée autour de l’intérêt scientifique du congrès et non des visites qu’il est possible de faire dans la ville. 

Bon à savoir : il est possible de pré-soumettre votre congrès bien en amont pour valider par exemple le lieu et la ville du congrès qui sont en général connus bien avant le programme scientifique. Cela vous permet de vous engager dans une démarche commerciale avec vos partenaires signataires du Code MedTech. 

Comment communiquer sur le sujet avec mes partenaires industriels ?

Nous partageons ici quelques pistes de travail pour organiser le financement indirect de groupes de participants par les industriels signataires du Code MedTech.

Etape 1 : Identifier parmi vos partenaires, les industriels signataires du Code MedTech, les rencontrer et leur présenter le fonctionnement retenu pour mettre en place le financement indirect. 

Pour consulter la liste des signataires du Code MedTech Europe, cliquez ici et la liste des adhérents du SNITEM, cliquez ici 

Etape 2 : Envoyer une demande de don aux industriels concernés en précisant les éléments suivants : qualité des professionnels de santé concerné par ce financement (Médecin / IBODE / IDE / Kiné etc…) ; le nombre de professionnels de santé pris en charge grâce à ce don ; le détail des frais estimés par personne.

Pour consulter le template proposé par MedTech Europe, cliquez ici 

Etape 3 : Signer avec les industriels, le contrat « Grant Agreement » pour finaliser le volet juridique.

Pour consulter le template de contrat proposé par MedTech Europe, cliquez ici 

Bon à savoir : la plupart des industriels de santé ont utilisé ce modèle de contrat et l’ont déjà traduit en français. Ces contrats doivent être validés par leur service compliance dans la majeure partie des cas.

Quel est le timing de mise en place ?

M – 12 

Rencontrer les industriels signataires du Code Medtech. Soumettre le congrès au CVS (Pre-clearance).

M -7

Envoi de la demande de don aux industriels. Signature du contrat.

M-6

Sollicitation des professionnels de santé souhaitant bénéficier de cette prise en charge et collecte des informations nécessaires.

M-4 

Sélection des professionnels de santé bénéficiaire et notification.

M-3

Transmission à chaque industriel des listes de professionnels qui seront pris en charge grâce à leur don. Soumission du congrès au CVS (Regular Submission).

M-2

Les industriels soumettent à l’Ordre la liste des professionnels.

M -1.5

Réponse de l’Ordre. Actuellement, la réponse de l’Ordre n’a qu’une valeur consultative, mais un décret est en cours de promulgation qui rendrait la décision de l’Ordre validante.

M +6

Transmission à chaque industriel des listes définitives mentionnant les congressistes présents et absents et le détail des coûts de prise en charge par participant.