Avec l’entrée en vigueur en mai 2018, du nouveau Règlement Européen sur la Protection des Données Personnelles (RGPD)*, qu’en est-il des emailings ou newsletters à l’attention de vos membres ?
L’e-mailing ou la newsletter reste un outil incontournable pour la communication des associations ou sociétés savantes auprès de leurs membres : appel à cotisation, adhésion, prospection des nouveaux adhérents … L’entrée en application du RGPD au 1er semestre 2018 peut changer certaines règles en la matière.
Quelles conséquences sur l’envoi d’emails auprès de vos membres ?
L’obtention du consentement préalable. L’envoi d’email est par principe soumis à l’obtention du consentement exprès et préalable des destinataires (règle de l’opt-in, prévue à l’article L.34-5 du code des postes et communications électroniques). L’opt-in consiste en l’obtention de l’autorisation d’un internaute pour pouvoir, par exemple, lui envoyer des newsletters.
Vous n’êtes pas sûr d’avoir demandé ou obtenu le consentement préalable lors de vos précédents emailing ?
Vous avez le droit de conserver dans votre base de données les coordonnées des membres ou prospects n’ayant pas donné leur consentement si ces personnes sont déjà « cliente » ou « adhérente » de votre structure.
La règle de l’opt-in ne s’applique pas non plus lorsque l’objet des messages est en relation avec l’activité professionnelle du destinataire.
Idem, si vous leur adressez une newsletter qui n’a pas de visée commerciale mais est plutôt à caractère institutionnel.
Quelles sont les informations à préciser dans votre newsletter ?
Votre emailing ou newsletter doit respecter scrupuleusement les règles suivantes :
Indiquer l’identité de la société pour qui l’email est envoyé.
Proposer un moyen simple et gratuit de s’opposer à la réception de nouvelles sollicitations commerciales (prévoir un lien de désinscription en pied de page de l’email ).
Au moment de la collecte, précisez que son adresse électronique sera utilisée à des fins de prospection commerciale si c’est le cas. Il doit être en mesure de s’opposer facilement à cette utilisation.
Combien de temps peut-on conserver des coordonnées dans une base de données ?
La durée maximum de conservation des données des prospects préconisée par la CNIL est de 3 ans. Les contacts qui sont enregistrés dans votre base et avec lesquels aucun échange n’aura été établi depuis plus de 3 ans doivent être supprimés.
Par échange, nous entendons qu’il faut avoir une interaction effective entre votre association ou société (ou ses filiales) et la personne (ex : échange d’emails, demande d’information) pour faire repartir le délai de 3 ans.
* RGPD – Les associations ou sociétés savantes qui gèrent des membres adhérents seront directement impactées par ce nouveau Règlement Européen et devront se conformer à ses grands principes.
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