Au 1er janvier 2022, la certification Qualité « Qualiopi » deviendra une obligation légale pour tous les organismes proposant des formations et souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Si une partie des participants à votre congrès s’inscrit dans le cadre de la formation continue, vous êtes concerné.

Contrairement à Datadock, Qualiopi est une certification, le processus est donc bien plus exigeant et demande une bonne préparation. Qualiopi s’inscrivant dans une logique de démarche qualité, il peut s’agir d’une réel opportunité pour vous et votre association d’améliorer voir de professionnaliser votre offre de formation.

La tâche peut paraître titanesque s’il l’on considère la certification du congrès dans son ensemble, mais sachez qu’il est possible de demander la certification pour un parcours de formation en particulier dans le cadre d’un congrès. Cela vous permet de concentrer vos efforts sur certaines sessions à destination du public de la formation continue.

Quelle est la différence entre Datadock et QUALIOPI ?

Datadock est un référencement obtenu par le dépôt de documents sur une plateforme en ligne. Le financeur effectuait alors un contrôle des pièces pour délivrer le référencement. Il était basé sur du déclaratif. QUALIOPI est une certification délivrée par un organisme certificateur. L’auditeur se déplace dans vos locaux pour vérifier l’application des dispositions prévues par l’organisme de formation afin d’être en conformité avec le Référentiel National Qualité.

Je suis référencé Datadock, dois-je me faire certifier ?

A compter du 31/12/2021, le Datadock ne vous permettra plus de bénéficier des fonds de financement publics ou mutualisés. Si vous souhaitez toujours en bénéficier, la réponse est OUI.

Quelles sont les étapes d’une certification ?

Étape 1 : Formuler une demande de certification auprès d’un organisme certificateur, présent sur cette liste.

Étape 2 : Signer un contrat avec un organisme de certification

Étape 3 : 6 à 9 mois avant l’audit, nous vous recommandons de vous faire accompagner par une société de conseil pour mener à bien la préparation de votre certification. Cette société ne sera pas celle qui réalisera l’audit.

Étape 4 : Éventuellement, faites réaliser un pré-audit. Cette étape n’est pas obligatoire et ne fait pas partie du processus de certification. Elle pourra vous permettre de vous situer par rapport au référentiel.

Étape 5 : Vous allez vous soumettre à un audit initial à l’issue duquel sera délivré la certification Qualiopi pour une durée de 3 ans. Une fois la certification obtenue vous pourrez être soumis à un audit de surveillance.

Quels sont les critères de qualité sur lesquels se base Qualiopi ?

L’audit se base sur un référentiel de 7 critères, déclinés en 22 indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des prestataires (tronc commun), auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques qui concernent plutôt les formations certifiantes, l’apprentissage ou encore les bilans de compétences. Dans le cadre d’un congrès, vous êtes donc concerné seulement par les indicateurs communs.

7 CRITÈRES

1. Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
   > Ce critère va concerner tous vos supports de communication qui devront reprendre de façon claire et objective le contenu de la formation, ses objectifs, le public à qui il se destine. Il conviendra également de détailler les éléments contractuels et financiers de la formation. Pour être exhaustif dans l’information du public, vous devrez également produire et publier des éléments chiffrés concernant les résultats de votre formation.
   
   
2. L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
   > Ici, vous allez devoir montrer de quelle façon vous évaluez les besoins de vos participants et de quelle façon vous prenez en compte ces éléments pour la constitution de votre programme et plus largement de votre offre de formation. Il va donc falloir vous assurer que les choses sont formalisées.
   
   
3. L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.
   > Ici encore, l’audit va considérer les supports de communication qui devront présenter un niveau de détail important. Seront également analysés les outils d’évaluation que vous mettez en place (questionnaire de satisfaction ou d’évaluation etc.) mais aussi les éléments que vous proposez pour vous assurer du bon engagement des participants (interactivité, briefing des orateurs etc.)
   
   
4. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
   > Ce critère porte à la fois sur la mise à disposition de locaux et plus largement de moyens matériels adaptés (palais des congrès, équipement audiovisuel) mais aussi sur la bonne coordination de tout cela au service des bénéficiaires de la formation.
   
   
5. La qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
   > Ce critère va prendre en compte la façon dont vous allez construire votre programme et surtout choisir vos intervenants. Pour un congrès, il n’y a pas vraiment de sujet sur la partie programme “soumis”, mais il faudra veiller à formaliser la partie “invité” en formalisant des comptes-rendu de réunion scientifique par exemple ou en collectant des CV. Dans ce critère, l’audit s’intéresse également à la formation des collaborateurs de l’organisme de formation.
   
   
6. L’inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
   > Ici, vous devez démontrer de façon formelle que vous réalisez une veille sur votre spécialité mais aussi dans le domaine de la formation (réglementation et innovation principalement). Ce critère considère également votre façon d’aborder la question du handicap et la façon dont vous assurez que vos sous-traitants suivent un référentiel de qualité.
   
   
7. Le recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
   > Ce dernier critère est axé sur la partie débriefing. Quelles analyses ou enquêtes réalisez-vous ? Comment collectez-vous et tracez-vous les réclamations ? Et surtout de quelle façon allez-vous vous assurez qu’elles sont prises en compte ?

Quelques éléments à garder en tête pour votre organisation

• Les participants à une même session pourront être inscrits au titre de la formation continue ou non. Il est donc possible de mélanger les différentes populations de congressistes.
• Il n’est pas nécessaire d’identifier particulièrement les participants au titre de la formation continue sur place, via le badge par exemple.
• Pour ce qui est de l’organisation sur place et particulièrement des salles ou des flux d’accueil, Qualiopi n’impacte pas votre gestion des lieux.
• Si votre congrès se déroule dans un Palais des congrès, vous pourrez vous appuyer sur celui-ci pour la conformité des conditions d’accueil et des équipements.

Lien utile

Le guide de lecture du Ministère du travail dans sa version V7 du 29 Mars 2021